Apostila Exel

Descrição geral das fórmulas

As fórmulas são equações que efectuam cálculos em valores da folha de cálculo. Uma fórmula começa com um sinal de igual (=). Por exemplo, a seguinte fórmula multiplica 2 por 3 e depois soma 5 ao resultado.

=5+2*3

Uma fórmula pode também conter uma ou todas das seguintes opções: funções, referências, operadores econstantes.

Elementos de uma fórmula

Funções: a função PI() devolve o valor de pi: 3,142...

Referências: A2 devolve o valor na célula A2.

Constantes: números ou valores de texto introduzidos directamente numa fórmula, como, por exemplo, 2.

Operadores: o operador ^ (acento circunflexo) eleva um número a uma potência e o operador * (asterisco) multiplica.

Utilizar constantes em fórmulas

Uma constante é um valor que não é calculado. Por exemplo, a data 10/9/2008, o número 210, e o texto "Ganhos trimestrais" são todas constantes. Uma expressão ou um valor resultante de uma expressão não são constantes. Se utilizar valores constantes na fórmula em vez de referências a células (por exemplo, =30+70+110), o resultado só é alterado se o próprio utilizador modificar a fórmula.

Utilizar operadores de cálculo em fórmulas

Os operadores especificam o tipo de cálculo que deseja efectuar com os elementos de uma fórmula. Existe uma ordem predefinida pela qual os cálculos ocorrem, mas é possível alterar essa ordem utilizando parênteses.

Tipos de operadores

Existem quatro tipos de operadores de cálculo diferentes: aritméticos, de comparação, de concatenação de texto e de referência.

Operadores aritméticos

Para executar operações matemáticas básicas - como a adição, subtracção ou multiplicação -, combinar números e produzir resultados numéricos, utilize os seguintes operadores aritméticos.

OPERADOR ARITMÉTICO	SIGNIFICADO	EXEMPLO
+ (sinal de adição)	Adição	3+3
- (sinal de subtracção)	Subtracção Negação	3–1 –1
* (asterisco)	Multiplicação	3*3
/ (barra)	Divisão	3/3
% (símbolo de percentagem)	Percentagem	20%
^ (acento circunflexo)	Exponenciação)	3^2

Operadores de comparação

É possível comparar dois valores com os operadores que se seguem. Quando quando forem comparados dois valores utilizando estes

OPERADOR DE COMPARAÇÃO	SIGNIFICADO	EXEMPLO
= (sinal de igual)	Igual a	A1=B1
> (sinal de maior)	Maior que	A1>B1
< (sinal de menor)	Menor que	A1

>= (sinal de maior ou igual)

Maior ou igual a

A1>=B1

<= (sinal de menor ou igual)

Menor ou igual a

A1<=B1

<> (sinal de diferente)

Diferente de

A1<>B1

operadores, o resultado será um valor lógico: VERDADEIRO ou FALSO.

Operador de concatenação de texto

Utilize o 'E' comercial (&) para ligar ou concatenar uma ou mais cadeias de texto, de modo a formar um único texto.

OPERADOR DE TEXTO	SIGNIFICADO	EXEMPLO
& ("E" comercial)	Liga ou concatena dois valores e produz um valor de texto contínuo	"Ada"&"mastor"

Operadores de referência

Combinam intervalos de células para cálculos com os seguintes operadores.

OPERADOR DE REFERÊNCIA	SIGNIFICADO	EXEMPLO
: (dois pontos)	Operador de intervalo que produz uma referência a todas as células entre duas referências, incluindo as duas referências	B5:B15
, (vírgula)	Operador de união que combina várias referências numa só	SOMA(B5:B15;D5:D15)
(espaço)	Operador de intersecção que produz uma referência para as células comuns às duas referências	B7:D7 C6:C8

Ordem de execução de operações de fórmulas no Excel

Em alguns casos a ordem pela qual o cálculo é efectuado poderá afectar o valor devolvido pela fórmula, pelo que é importante compreender como a ordem é determinada e como é possível alterar a ordem para obter os resultados desejados.

Ordem de cálculo

As fórmulas calculam valores por uma ordem específica. Uma fórmula do Excel começa sempre por um sinal de igual (=). O sinal de igual informa o Excel de que os caracteres que se seguem constituem uma fórmula. A seguir ao sinal de igual estão os elementos a calcular (os operandos), separados por operadores de cálculo. O Excel calcula a fórmula da esquerda para a direita, de acordo com uma ordem específica para cada operador da fórmula.

Precedência de operadores

Se combinar vários operadores numa única fórmula, o Excel executará as operações pela ordem apresentada na seguinte tabela. Se a fórmula contiver operadores com a mesma precedência - por exemplo, se uma fórmula possuir um operador de multiplicação e outro de divisão -, o Excel avaliará os operadores da esquerda para a direita.

OPERADOR	DESCRIÇÃO
: (dois pontos) (espaço simples) , (vírgula)	Operadores de referência
–	Negação (como –1)
%	Percentagem
^	Exponenciação
* e /	Multiplicação e divisão
+ e -	Adição e subtracção
&	Liga duas cadeias de texto (concatenação)
= <> <= >= <>	Comparação

Utilização de parênteses

Para alterar a ordem de avaliação, escreva entre parênteses a parte da fórmula que deseja calcular primeiro. Por exemplo, a seguinte fórmula tem como resultado 11 porque o Excel calcula a multiplicação antes da adição. A fórmula multiplica 2 por 3 e depois soma 5 ao resultado.

=5+2*3

Por outro lado, se utilizar parênteses para alterar a sintaxe, o Excel adiciona 5 e 2 e depois multiplica o resultado por 3, obtendo 21.

=(5+2)*3

No exemplo que se segue, os parênteses da primeira parte da fórmula forçam o Excel a calcular B4+25 em primeiro lugar e, em seguida, a dividir o resultado pela soma dos valores das células D5, E5 e F5.

=(B4+25)/SOMA(D5:F5)

Utilizar funções e funções aninhadas em fórmulas

As funções são fórmulas predefinidas que executam cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, numa ordem específica, ou estrutura. As funções podem ser utilizadas para executar cálculos simples ou complexos.

Sintaxe das funções

O seguinte exemplo da função ARREDONDAR para arredondar um número na célula A10 ilustra a sintaxe de uma função.

Estrutura de uma função

Estrutura. A estrutura de uma função começa com um sinal de igual (=), seguido do nome da função, um parêntese inicial, os argumentos da função separados por vírgulas e um parêntese final.

Nome da função. Para obter uma lista de funções disponíveis, clique numa célula e prima SHIFT+F3.

Argumentos. Os argumentos podem ser números, texto, valores lógicos do tipo VERDADEIRO ou FALSO,matrizes, valores de erro do tipo #N/D ou referências de célula. O argumento que indicar deve produzir um valor válido para esse argumento. Os argumentos podem também ser constantes, fórmulas ou outras funções.

Descrição do argumento. Aparece uma descrição com a sintaxe e os argumentos conforme escreve a função. Por exemplo, escreva =ARRED( e a descrição aparecerá. As descrições só aparecem para funções incorporadas.

Introduzir funções

Quando cria uma fórmula que contenha uma função, a caixa de diálogo Inserir função ajudá-lo-á a inserir as funções da folha de cálculo. Ao inserir uma função numa fórmula, a caixa de diálogo Inserir função mostrará o nome da função, cada um dos seus argumentos, a descrição da função e cada argumento, o resultado actual da função e o resultado actual da fórmula completa.

Para facilitar a criação e edição de fórmulas e minimizar os erros de digitação e de sintaxe, utilize a função de conclusão automática de fórmulas. Após digitar = (sinal de igual) e as letras iniciais ou um accionador de visualização, o Microsoft Office Excel mostrará por baixo da célula uma lista pendente dinâmica de funções, argumentos e nomes válidos que correspondam às letras ou ao accionador. Poderá então inserir um item da lista pendente na fórmula.

Aninhar funções

Em certos casos, poderá ter de utilizar uma função como um dos argumentos de outra função. Por exemplo, a fórmula seguinte utiliza uma função MÉDIA aninhada e compara o resultado com o valor 50.

As funções MÉDIA e SOMA estão aninhadas na função SE.

Devoluções válidas Quando uma função aninhada é utilizada como argumento, terá de devolver um valor do mesmo tipo utilizado pelo argumento. Por exemplo, se o argumento devolver um valor do tipo VERDADEIRO ou FALSO, a função aninhada terá de devolver um valor do tipo VERDADEIRO ou FALSO. Se não o fizer, o Microsoft Excel mostrará um valor de erro #VALOR!

Aninhamento dos limites dos níveis Uma fórmula pode conter até sete níveis de funções aninhadas. Quando a Função B é utilizada como argumento da Função A, a Função B é uma função de segundo nível. Por exemplo, a função MÉDIA e a função SOMA são ambas funções de segundo nível, uma vez que são argumentos da função SE. Uma função aninhada dentro da função MÉDIA seria uma função de terceiro nível, e assim sucessivamente.

Utilizar referências em fórmulas

Uma referência identifica uma célula ou um intervalo de células numa folha de cálculo e indica ao Microsoft Excel onde procurar os valores ou dados que pretende utilizar numa fórmula. Com as referências, poderá utilizar dados contidos em diferentes partes de uma folha de cálculo numa fórmula, ou poderá utilizar o valor de uma célula em várias fórmulas. Também poderá fazer referência a outras folhas de cálculo no mesmo livro e para outros livros. As referências a células de outros livros são denominadas ligações

O estilo de referência A1

O estilo de referência predefinido Por predefinição o Excel utiliza o estilo de referência A1, que se refere a colunas com letras (de A a XFD, num total de 16.384 colunas) e a linhas com números (de 1 até 1.048.576). Estas letras e números são denominados cabeçalhos de linha e coluna. Para fazer referência a uma célula, introduza a letra da coluna, seguida do número da linha. Por exemplo, B2 refere-se à célula na intersecção da coluna B e da linha 2.

PARA FAZER REFERÊNCIA A	UTILIZAR
A célula na coluna A e na linha 10	A10
O intervalo de células na coluna A e nas linhas de 10 a 20	A10:A20
O intervalo de células na linha 15 e nas colunas de B a E	B15:E15
Todas as células na linha 5	5:5
Todas as células nas linhas de 5 a 10	5:10
Todas as células na coluna H	H:H
Todas as células nas colunas de H a J	H:J
O intervalo de células nas colunas de A a E e nas linhas de 10 a 20	A10:E20

Fazer uma referência a outra folha de cálculo No seguinte exemplo, a função de folha de cálculo MÉDIA calcula o valor médio para o intervalo B1:B10 da folha de cálculo denominada Marketing no mesmo livro.

Referência a um intervalo de células noutra folha de cálculo no mesmo livro

Refere-se à folha de cálculo Marketing

Refere-se ao intervalo de células entre B1 e B10, inclusivamente

Separa a referência da folha de cálculo da referência do intervalo de células

Diferença entre referências absolutas, relativas e mistas

Referências relativas Uma referência de célula relativa numa fórmula, como, por exemplo, A1, com base na posição relativa da célula que contém a fórmula e da célula a que a referência se refere. Se a posição da célula que contém a fórmula for alterada, a referência será alterada. Se copiar ou preencher a fórmula para o lado nas linhas e para baixo nas colunas, a referência ajustar-se-á automaticamente. Por predefinição, as fórmulas novas utilizam referências relativas. Por exemplo, se copiar ou preencher uma referência relativa da célula B2 para a célula B3, esta ajustar-se-á automaticamente de =A1 para =A2.

Fórmula copiada com referência relativa

Referências absolutas Uma referência de célula absoluta numa fórmula, como por exemplo $A$1, faz sempre referência a uma célula numa localização específica. Se a posição da célula que contém a fórmula for alterada, a referência absoluta permanecerá. Se copiar ou preencher a fórmula para o lado nas linhas e para baixo nas colunas, a referência absoluta não se ajustará. Por predefinição, as fórmulas novas utilizam referências relativas e poderá necessitar de as alterar para referências absolutas. Por exemplo, se copiar ou preencher uma referência absoluta da célula B2 para a célula B3, esta permanecerá nas duas células =$A$1.

Fórmula copiada com referência absoluta

Referências mistas Uma referência mista tem uma coluna absoluta e uma linha relativa ou uma linha absoluta e uma coluna relativa. Uma referência de coluna absoluta fica com o formato $A1, $B1 e assim sucessivamente. Uma referência de linha absoluta fica com o formato A$1, B$1 e assim sucessivamente. Se a posição da célula que contém a fórmula for alterada, a referência relativa será alterada e a referência absoluta permanecerá. Se copiar ou preencher a fórmula para o lado nas linhas e para baixo nas colunas, a referência relativa ajustar-se-á automaticamente e a referência absoluta não se ajustará. Por exemplo, se copiar ou preencher uma referência mista da célula A2 para B3, esta ajustar-se-á de =A$1 para =B$1.

Fórmula copiada com referência mista

Estilo de referência 3D

Referir convenientemente múltiplas folhas de cálculo Se pretender analisar dados na mesma célula ou intervalo de células em várias folhas de cálculo do livro, utilize uma referência 3D. Uma referência 3D inclui a referência da célula ou do intervalo, antecedida por um intervalo de nomes de folhas de cálculo. O Excel utiliza quaisquer folhas de cálculo guardadas entre os nomes iniciais e finais da referência. Por exemplo, =SOMA(Folha2:Folha13!B5) adiciona os valores contidos na célula B5 em todas as folhas de cálculo entre a Folha 2 e a Folha 13, inclusive.

· Pode utilizar referências 3D para fazer referência a células noutras folhas de cálculo, para definir nomes e para criar fórmulas utilizando as seguintes funções: SOMA, MÉDIA, MÉDIAA, CONTAR, CONTAR.VAL, MÁXIMO, MÁXIMOA, MÍNIMO, MÍNIMOA, PRODUTO, DESVPAD, DESVPADA, DESVPADP, DESVPADPA, VAR, VARA, VARP e VARPA.

· As referências 3D não podem ser utilizadas em fórmulas de matriz.

· As referências 3D não podem ser utilizadas com o operador de intersecção (um espaço) nem nas fórmulas que utilizem intersecção implícita.

O que sucede quando move, copia, insere ou elimina folhas de cálculo Os exemplos que se seguem explicam o que sucede quando move, copia, insere ou elimina folhas de cálculo que façam parte de uma referência 3D. Os exemplos utilizam a fórmula =SOMA(Folha2:Folha6!A2:A5) para adicionar as células A2 a A5 nas folhas de cálculo 2 a 6.

· Inserir ou copiar Se inserir ou copiar folhas entre a Folha2 e a Folha6 (os extremos deste exemplo), o Microsoft Excel incluirá nos cálculos todos os valores das células A2 a A5 das folhas adicionadas.

· Eliminar Se eliminar folhas entre a Folha2 e a Folha6, o Excel retirará os respectivos valores dos cálculos.

· Mover Se mover folhas entre a Folha2 e a Folha6 para outro local fora da referência do intervalo das folhas, o Excel removerá os respectivos valores dos cálculos.

· Mover um extremo Se mover a Folha2 ou a Folha6 para outro local no mesmo livro, o Excel ajustará os cálculos para acomodar o novo intervalo de folhas entre eles.

· Eliminar um extremo Se eliminar a Folha2 ou a Folha6, o Excel ajustará os cálculos para acomodar o intervalo de folhas entre eles.

O estilo de referência L1C1

Poderá também utilizar um estilo de referência em que tanto as linhas como as colunas da folha de cálculo são numeradas. O estilo de referência L1C1 é útil para avaliar a posição das linhas e das colunas nas macros. No estilo L1C1, o Excel indica a localização de uma célula com um "L" seguido por um número de linha e um "C" seguido por um número de coluna.

REFERÊNCIA	SIGNIFICADO
L[-2]C	Uma referência relativa à célula duas linhas acima e na mesma coluna
L[2]C[2]	Uma referência relativa à célula duas linhas abaixo e duas colunas para a direita
L2C2	Uma referência absoluta à célula na segunda linha e na segunda coluna
L[-1]	Uma referência relativa à linha completa acima da célula activa
L	Uma referência absoluta à linha actual

Quando grava uma macro, o Excel grava alguns dos comandos utilizando o estilo de referência L1C1. Por exemplo, se gravar um comando como clicar no botão Soma automática para inserir uma fórmula que adiciona um intervalo de células, o Excel gravará a fórmula utilizando referências do estilo L1C1, e não do estilo A1.

É possível activar e desactivar o estilo de referência L1C1 seleccionando ou desmarcando a caixa de verificaçãoEstilo de referência L1C1 na secção Trabalhar com fórmulas, na categoria Fórmulas da caixa de diálogoOpções do Excel apresentada a partir do Botão do Microsoft Office

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Utilizar nomes em fórmulas

É possível criar nomes definidos para representar células, intervalos de células, fórmulas ou valores constantes. Um nome é uma indicação significativa que ajuda a compreender o objectivo de uma referência de célula, constante,fórmula ou tabela, sendo que cada uma poderá ser difícil de compreender à primeira vista. As seguintes informações mostram exemplos comuns de nomes e da forma como os mesmos podem melhorar a clareza e a compreensão.

TIPO DE EXEMPLO	EXEMPLO SEM NOME	EXEMPLO COM UM NOME
Referência	=SOMA(C20:C30)	=SOMA(VendasPrimeiroTrimestre)
Constante	=PRODUTO(A5;8,3)	=PRODUTO(Preço,ImpostoVendasPorto)
Fórmula	=SOMA(PROCV(A1,B1:F20,5,FALSO), —G5)	=SOMA(Nível_Inventário,—Montante_Encomenda)
Tabela	C4:G36	=MáxVendas06

Tipos de nomes

Existem vários tipos de nomes que pode criar e utilizar.

Nome definido Um nome que representa uma célula, intervalo de células, fórmula ou valor constante. Pode criar o seu próprio nome definido e, por vezes, o Excel cria um nome definido por si, como, por exemplo, quando define uma área de impressão.

Nome da tabela Um nome para uma tabela do Excel, que consiste numa colecção de dados sobre um assunto específico armazenado em registos (linhas) e campos (colunas). O Excel cria um nome predefinido de tabela do Excel, "Tabela1", "Tabela2", e assim sucessivamente, sempre que inserir uma tabela do Excel, mas poderá alterar o nome para a tornar mais significativa. Para obter mais informações sobre tabelas do Excel, consulte Utilizar referências estruturadas com tabelas do Excel.

Criar e introduzir nomes

Pode criar nomes utilizando:

· Caixa de nome na barra de fórmulas É utilizada para criar um nome ao nível do livro para um intervalo seleccionado.

· Criar um nome a partir da selecção Pode criar nomes facilmente a partir dos rótulos de linhas e colunas existentes, utilizando uma selecção de células na folha de cálculo.

· Caixa de diálogo Novo Nome É utilizado quando pretender ter mais flexibilidade na criação de nomes, como, por exemplo, especificar o âmbito do nível de uma folha de cálculo local ou criar um comentário ao nome.

NOTA Por predefinição, os nomes utilizam referências de célula absolutas.

Para escrever um nome, pode:

· Escrever Escrever o nome, por exemplo, como um argumento numa fórmula.

· Utilizar a Conclusão Automática de Fórmulas Utilizar a lista pendente Conclusão Automática de Fórmulas, na qual os nomes válidos são listados automaticamente.

· Seleccionar a partir do comando Utilizar na Fórmula Seleccionar um nome definido numa lista disponibilizada pelo comando Utilizar na Fórmula no grupo Nomes Definidos no separador Fórmula.

Utilizar fórmulas de matriz e constantes de matriz

Uma fórmula de matriz pode efectuar cálculos múltiplos e, em seguida, devolver um resultado único ou múltiplos resultados. As fórmulas de matriz actuam de acordo com dois ou mais conjuntos de valores conhecidos como argumentos de matriz. Cada argumento de matriz tem de ter o mesmo número de linhas e de colunas. As fórmulas de matriz são criadas do mesmo modo que se criam outras fórmulas, excepto que tem de premir CTRL+SHIFT+ENTER para introduzir a fórmula. Algumas das funções incorporadas são fórmulas de matriz, e têm que ser introduzidas como matrizes para obter os resultados correctos.

As constantes de matriz podem ser utilizadas para substituir as referências quando não quiser introduzir cada valor da constante numa célula separada da folha de cálculo.

Utilizar uma fórmula de matriz para calcular resultados únicos ou múltiplos

Ao introduzir uma fórmula de matriz, o Microsoft Excel insere automaticamente a fórmula entre { } (chavetas).

Para calcular um único resultado Este tipo de fórmula de matriz pode simplificar um modelo de folha de cálculo, substituindo várias fórmulas diferentes por uma única fórmula de matriz.

Por exemplo, em seguida calcula-se o valor total de uma matriz de cotações de mercado e acções, sem utilizar uma linha de células para calcular e mostrar os valores individuais de cada acção.

Fórmula de matriz que gera um único resultado

Quando introduz a fórmula ={SOMA(B2:D2*B3:D3)} como fórmula de matriz, multiplica as Acções e o Preço por cada acção e, em seguida, adiciona os resultados desse cálculo.

Para calcular múltiplos resultados Algumas funções da folha de cálculo devolvem matrizes de valores ou requerem uma matriz de valores como um argumento. Para calcular múltiplos resultados com uma fórmula de matriz, terá de introduzir a matriz num intervalo de células que tenha o mesmo número de linhas e colunas que os argumentos da matriz.

Por exemplo, depois de fornecida uma série de três valores de vendas (na coluna B) referente a uma série de três meses (na coluna A), a função TENDÊNCIA determina os valores de linha recta relativos aos valores das vendas. Para mostrar todos os resultados da fórmula, terá de a introduzir em três células da coluna C (C1:C3).

Fórmula de matriz que gera múltiplos resultados

Quando introduz a fórmula =TENDÊNCIA(B1:B3;A1:A3) como fórmula de matriz, gera três resultados separados (22196, 17079 e 11962), com base em três valores de vendas e em três meses.

Utilizar constantes de matriz

Numa fórmula vulgar, pode introduzir uma referência a uma célula que contém um valor ou o próprio valor, também designado por constante. Do mesmo modo, numa fórmula de matriz pode introduzir uma referência a uma matriz ou escrever a matriz de valores nas células, também denominadas constantes de matriz. As fórmulas de matriz aceitam constantes tais como as fórmulas sem matriz, mas tem de introduzir as constantes de matriz num determinado formato.

As constantes de matriz podem conter números, texto, valores lógicos como VERDADEIRO ou FALSO, ou valores de erro como #N/D. Diferentes tipos de valores podem estar na mesma constante de matriz — por exemplo, {1,3,4;VERDADEIRO,FALSO,VERDADEIRO}. Os números de constantes de matriz podem ser do tipo: número inteiro, decimal ou de formato científico. O texto tem de estar entre aspas duplas — por exemplo, "Terça-feira".

As constantes de matriz não podem conter referências de células, colunas ou linhas com comprimentos diferentes, fórmulas ou caracteres especiais $ (símbolo do dólar), parênteses ou % (símbolo de percentagem).

Ao formatar constantes de matriz, certifique-se de:

· As incluir entre chavetas ( { } ).

· Separar os valores em colunas diferentes por vírgulas (,). Por exemplo, para representar os valores 10, 20, 30 e 40, escreva {10,20,30,40}. Esta constante de matriz é conhecida como sendo uma matriz de 1 por 4 e equivale à referência de 1-linha-por-4-colunas.

· Separar os valores em linhas diferentes por ponto e vírgula (;). Por exemplo, para representar os valores 10, 20, 30 e 40 numa só linha e os valores 50, 60, 70 e 80 na linha imediatamente abaixo, teria de introduzir uma constante de matriz 2 por 4: {10,20,30,40;50,60,70,80}.